Secrétariat Municipal

Le Secrétariat Municipal joue un rôle fondamental dans la gestion administrative de la Commune de Sébikotane. Il est responsable de l’organisation, de la coordination et du suivi des activités administratives, de la gestion du courrier, de la documentation et des technologies de l’information. Son objectif principal est d’assurer une communication fluide et une gestion documentaire optimale pour favoriser l’efficacité et la transparence dans le fonctionnement de la municipalité. Le Secrétariat Municipal veille à ce que les informations et documents officiels soient traités de manière rigoureuse et dans le respect des normes en vigueur, tout en soutenant les autres services de la commune dans leurs démarches administratives.

COMPOSITION:

Le Secrétariat Municipal est composé de :

• Bureau Informatique

  Ce bureau est dédié à la gestion des systèmes d’information et des technologies de l’information au sein de la municipalité. Il assure le bon fonctionnement des infrastructures informatiques, le développement et la maintenance des logiciels nécessaires à la gestion administrative, ainsi que la sécurité des données. Le Bureau Informatique joue un rôle clé dans la transformation numérique de la commune, en permettant une gestion optimisée des ressources et une meilleure communication interne et externe.

  • Gestion des systèmes d’information et de la plateforme numérique : Mise en place de solutions technologiques pour centraliser les données administratives et faciliter leur gestion.
  • Sécurisation des données et cybersécurité : Mise en œuvre de mesures de sécurité pour protéger les informations sensibles et garantir la confidentialité des données des citoyens.
  • Support technique et maintenance : Fourniture d’un service d’assistance pour résoudre les problèmes informatiques des différents départements de la commune et assurer une maintenance continue des équipements.

  Bureau du Courrier et de la Documentation

  Le Bureau du Courrier et de la Documentation est responsable de la gestion et de l’archivage des documents officiels, ainsi que du traitement du courrier entrant et sortant. Ce bureau garantit une gestion fluide des communications administratives, depuis l’enregistrement du courrier jusqu’à son classement et son archivage. Il joue également un rôle central dans la gestion documentaire et la mise à disposition des informations aux autres services de la commune et aux citoyens.

  • Gestion du courrier entrant et sortant : Suivi des courriers administratifs, réception, enregistrement, distribution et traitement des demandes.
  • Archivage et gestion documentaire : Numérisation et archivage des documents administratifs conformément aux normes de conservation. Mise en place de systèmes de gestion électronique des documents (GED).
  • Communication et diffusion des documents : Veiller à la diffusion rapide des documents importants aux parties prenantes et assurer leur accessibilité à tout moment grâce à des outils numériques.